Cada día, en el Hospital Universitario de Móstoles se consumen cientos y cientos de lo que se conoce como materiales fungibles, es decir, materiales de un solo uso como gasas, agujas, sondas, compresas, tubos de analítica, apósitos, bateas, guantes, jeringuillas, recolectores de orina, etc.
En muchas ocasiones, la solicitud de estos materiales, su almacenamiento, su reposición y la garantía de su disponibilidad en cualquier momento que es necesario es un engranaje complejo que puede llegar a requerir mucho tiempo, espacio y, en ocasiones, muchos trámites por parte del personal sanitario.
No en vano, en el Hospital Universitario de Móstoles existen hoy en día más de 8.000 referencias de estos materiales, distribuidas en casi 60 almacenes ubicados en diferentes áreas del centro sanitario. Por ejemplo, sólo en los laboratorios de bioquímica, anatomía patológica y microbiología, se utilizan con frecuencia más de 1.500 artículos.
Un sistema pionero en el Hospital de Móstoles
Para hacer este trabajo más sencillo y seguro para los profesionales, el Hospital Universitario de Móstoles se ha convertido en el primer hospital de la Comunidad de Madrid en incorporar un sistema completo y automatizado de la gestión económico-financiera y logística. Un sistema que ha llegado de forma paralela a su reforma.
Con este sistema, el Hospital ya está gestionando más de 8.400 productos, es decir, un 70% del total del material con el que trabaja un centro de la complejidad del Hospital Universitario de Móstoles, que lleva “más de cinco años trabajando en la implantación de este sistema pionero“, según han señalado a Noticias para Municipios fuentes del centro sanitario.
“Con el nuevo sistema se ha conseguido optimizar la gestión de nuestros suministros realizando un cambio importante en la forma de trabajar tanto del personal del Servicio de Logística, como de los Servicios y Unidades asistenciales. Ha supuesto un gran reto y ha sido posible gracias al trabajo y esfuerzo de todos”, ha destacado Benita Mondelo, responsable de Logística y Recursos Materiales del Hospital.
Mondelo insiste en que con este sistema “se ha conseguido un control más eficientes de los stocks, un manejo más seguro de los materiales y también sus caducidades, que en nuestro ámbito es muy importante”.
Espacio y tiempo para los pacientes
El nuevo sistema automatizado funciona en todo el Hospital Universitario de Móstoles: en urgencias, consultas, hospitalización, quirófanos, cuidados intensivos, laboratorios de bioquímica y anatomía patológica donde se conserva material en cámaras frigoríficas. Y también en el Centro de especialidades Coronel de Palma.
“Esta automatización de los procesos supone un gran ahorro de tiempo en las tareas administrativas, un tiempo que los sanitarios pueden dedicar a las tareas puramente asistenciales“, añade responsable de Logística, insistiendo en que esta es la ventaja más importante, el ahorro del tiempo para los pacientes, pero que también ahora espacio y dinero al centro.
En este sentido, desde el Hospital explican a Noticias para Municipios que este proceso de reposición de material “antes suponía multitud de comprobaciones” a los profesionales, que tenían que “ir contando qué faltaba en cada sitio, de ir contando producto a producto”. Además era “un trabajo importante de papeleo”.
“También va a ahorrar mucho espacio, porque por ejemplo nosotros necesitamos pequeños almacenes dentro de la UCI, dentro de quirófano, en consultas. Tenemos 60 almacenes distintos”, añaden desde el Hospital Universitario de Móstoles.
Tecnología con radiofrecuencia
Ahora, con la implantación de este nuevo sistema automatizado “todo eso es automático” y funciona con las llamadas tarjetas con tecnología de radiofrecuencia, que están a cargo de los distintos profesionales en los diferentes almacenes.
“En el día a día, el proceso es realmente sencillo. El profesional debe insertar la tarjeta de radiofrecuencia en el buzón ubicado dentro del almacén, y así se genera directamente la necesidad de reposición del material consumido“, nos detallan desde el Hospital Universitario de Móstoles.
De esta manera, a través de la tecnología de radiofrecuencia, la solicitud es inmediata y directa. Además, en la misma pantalla del buzón puede consultar información adicional (dentro de los almacenes, ubicación de un material concreto -módulo, estantería, cajón-, control de reposiciones activadas, balances de consumo, etc.).
“Cada día en el hospital se recepcionan para reponer material una media de 600 etiquetas de radiofrecuencia“, insisten, remarcando que gracias a esas etiquetas, diariamente se traslada a almacén el material que se va gastando y que se debe reponer.
Por radiofrecuencia, las ordenes se reciben en almacenes y ellos ya saben que en un período de 24 horas, o de cuando ellos tienen estipulado, ese material se tiene que reponer. “Con ello hemos conseguido también que los almacenes sean también un poco más pequeños, porque tú ya no necesitas tener acumulado mucho material”, añaden.
Mayor seguridad para todos
El reto se ha completado al integrar la gestión logística con el sistema informático económico financiero de toda la Comunidad de Madrid (NEXUS), que incluye la contratación, la adquisición, el reaprovisionamiento y la facturación.
Así desde el Servicio de Logística, y sin necesidad de desplazarse al punto de consumo, se dispone de información de las existencias de material y se procede a su reposición sin que se tenga que realizar ningún trámite de solicitud.
“Desde el almacén, el aviso salta directamente a Compras, y ya sabe Compras que tiene que ir adquiriendo ese material en función de qué se vaya consumiendo, esto es eficiencia 100%”, reiteran desde el Hospital Universitario de Móstoles.
De esta manera, además, se van controlando las caducidades de los materiales, algo muy importante en este sector, además de que garantiza siempre al personal sanitario el acceso al material.
“Los profesionales dicen que se sienten superseguros, porque siempre tienen en el almacén todo lo que necesitan, sobre todo en lugares como las UCIs o los quirófanos, que es donde más riesgo hay ante cualquier imprevisto”, añaden.
En este sentido, el sistema de notificación inmediato con tarjetas de radiofrecuencia también permite que el Servicio de Logística del Hospital actúe ante cualquier urgencia que pueda surgir, tanto para reponer un material desde el almacén central, como para realizar una compra directa, si fuera necesario.
Menor coste para el Hospital de Móstoles
Por último, y no menos importante, el sistema automatizado permite un mayor control de costes y un ahorro económico, ya que el sistema permite una minimización de las roturas de stock y un manejo más eficiente de los recursos.
De hecho, está diseñado sobre programas de detección de necesidades y reaprovisionamiento automáticos y adaptada a la demanda concreta de cada área, mediante análisis y planificación previos, ya que el tipo de material y el ritmo de consumo son muy diferentes dependiendo de la actividad asistencial.
“Todo eso hace ahorrar costes al Hospital, ya que el sistema de compra continua te reduce ese margen“, explican desde el Hospital, donde celebran que el Hospital Universitario de Móstoles haya sido el primer hospital en implantar este nuevo sistema. Aunque sus cinco años de trabajo les ha costado.
